Meer betrokkenheid, meer alignment

Hoe je het ook draait of keert, diepgaande proceskennis zit bij heel wat bedrijven nog vaak in de hoofden van de operatoren. Wil je een doorgedreven digitalisering van deze processen, dan dient er een vertaalslag gemaakt te worden en moet er een groot deel van die kennis, procedures en regels in de gebruikte tools geïntegreerd worden. Het zorgt ervoor dat verschillende generaties werknemers op een meer productieve en efficiëntere manier kunnen gaan samenwerken. Je faciliteert bovendien de nieuwe werkkrachten met tools die volledig passen binnen hun tijdsgeest. Maar hoe ga je dergelijke digitale transformatie aanpakken? En hoe zorg je ervoor dat zowel de eindgebruikers, in dit geval de operatoren, en het management op eenzelfde lijn zitten? Het antwoord is ‘meer betrokkenheid genereren’.

Enerzijds moet er onderzoek aan de business zijde worden uitgevoerd, maar belangrijker is dat de eindgebruikers / operatoren meteen bij het digitaliseringstraject worden betrokken. Niet pas op het einde, maar van A tot Z en alles daartussen. Zij kennen immers héél goed de pijnpunten van de dagelijkse werking, zij weten wat noodzakelijk is, wat hun rol is, en waar de prioriteiten liggen. Om tot deze inzichten en informatie te komen, is het belangrijk dat er verkennende gesprekken en workshops georganiseerd worden, en in sommige gevallen wordt overgegaan op effectieve observatie van de productielijnen. Op die manier worden vaak inefficiënties blootgelegd waar de operatoren zelf niet meer bij stilstaan, maar die voor een externe partner heel duidelijk aanwezig zijn.

Verder moeten de ideeën die aan business kant ontstaan getoetst worden aan de realiteit. Zijn bepaalde optimalisaties relevant? Zijn de voorgestelde wijzigingen noodzakelijk om de snelheid en kwaliteit van de processen te verhogen? Informatie die cruciaal is, wil je mogelijke fouten proactief gaan opsporen.

Op basis van al deze verzamelde informatie en feedback worden er realistische prototypes ontwikkeld van de nieuwe applicaties. Deze worden meteen onderworpen aan ‘usability testing’. De operatoren worden geconfronteerd met het prototype alsof dit het afgewerkte product zou zijn en krijgen een aantal taken voorgelegd. Iets wat heel waardevolle reacties en input oplevert en op basis waarvan verbeteringen kunnen worden uitgevoerd. Op die manier wordt gewerkt naar een finale versie van de applicatie die enerzijds heel betrouwbaar is, en anderzijds volledig personaliseerbaar. Dat laatste impliceert dat er rekening wordt gehouden met verschillende user rollen, noden en behoeften. Cronos aan de Leie zorgt er immers voor dat operatoren de opgeleverde applicatie volledig kunnen configureren zoals ze dat zelf wensen. Opnieuw een manier om meer betrokkenheid te creëren.

Change management... de noodzaak van verandering

Het spreekt voor zich dat doorgedreven digitalisering van productielijnen heel wat verandering met zich meebrengt. Verandering die veelal noodzakelijk is, maar daarom niet altijd meteen op applaus wordt onthaald door de operatoren. Er wordt immers van hen verwacht om op een andere manier te gaan werken, hun eigen rol en functie voor een deel te herzien. Iets wat mogelijks op verzet kan stuiten. Daarom is het cruciaal de operatoren duidelijk te maken waarom deze verandering nu net zo relevant en waardevol is. Hen erop te wijzen dat zij instaan voor de productie van veelal hoogtechnologische producten en diensten, een proces dat vaak een grote complexiteit met zich meedraagt. Het is net door applicaties in te zetten met een intuïtieve user interface dat er meer eenvoud wordt gecreëerd, dat de foutenmarges worden gereduceerd, en dat de operatoren hun werk veel productiever en efficiënter kunnen uitvoeren.

Een tweede opportuniteit om deze transitie geleidelijk aan te laten verlopen, relateert opnieuw aan de mate waarin de operatoren worden betrokken. Veel te vaak komen zij pas in het verhaal wanneer de applicatie al ontwikkeld is. Als je de operatoren meteen betrekt, krijgen ze de kans om feedback te geven, zowel over de eigen werkpost als over andere cruciale plaatsen in het productieproces. Door hen inspraak te geven, zullen ze de digitale transformatie sneller accepteren en omarmen.

Het langetermijnbelang van digitalisatie van productielijnen

Hoewel het belang van digitalisering van productielijnen bij heel wat bedrijven nog niet echt is doorgedrongen, wordt het toch een belangrijke competentie als je niet uit de boot wil vallen. Enerzijds worden de productieprocessen verbeterd, waardoor je aan productiviteit en efficiëntie wint, anderzijds speelt digitalisering een belangrijke rol op gebied van menselijk kapitaal. Productieprocessen worden voor de operatoren almaar complexer. Die complexiteit moet gecounterd worden als je je operatoren aan boord wil houden. Daarom dienen de complexiteit van processen, leesbaarheid en ergonomie van informatie in kaart gebracht worden. Opnieuw gaat het om betrokkenheid, ervoor zorgen dat de operatoren graag met de toekomstige applicaties zullen werken. Daarnaast zorgt digitalisering er ook voor dat sneller kan ingespeeld worden op de snel fluctuerende hoeveelheid productie en het aantal mensen dat daarvoor nodig is. Het wordt immers een pak makkelijker om tijdelijke werkkrachten in te zetten ter uitvoering van complexe taken wanneer die nood zich voordoet.

En dan is er natuurlijk ook nog de opkomst van de jongere generaties, generaties die het gewoon zijn om te werken met intuïtieve systemen. Het spreekt voor zich dat als je je wil profileren als een aantrekkelijke werkgever, een digitale identiteit een absolute must is. Jongere operatoren willen werken met tools die passen binnen hun tijdsgeest, geen 20 stappen te hoeven zetten in een interface om een bepaalde opdracht uit te voeren. Digitalisering draait in dat opzicht om het samenbrengen van generaties, een transitie van oud naar nieuw in verschillende opzichten.

Geïnspireerd door onze kijk op digitale transformatie? Interesse om met Cronos aan de Leie in zee te gaan? Aarzel niet om ons te contacteren, we bekijken samen welke oplossing jouw business het best vooruit kan helpen!