Boplan is producent van veiligheidsoplossingen. Met meer dan 25 jaar ervaring op de teller, produceren ze val- en stootbeveiliging, veiligheidspoorten en meer. Het bedrijf met hoofdzetel in Moorsele levert aan meer dan 80 landen. We spreken met IT Project Manager Steve McLean en Finance & IT Director, Chris Deleersnyder.

Steve vertelt: “De focus lag op het in kaart brengen van onze behoeften, het vergelijken van mogelijke oplossingen en het kiezen van de meest geschikte technologierichting. Cronos aan de Leie heeft het hele proces gestructureerd, mee kandidaat-partners geselecteerd en vooral geholpen om de juiste criteria te bepalen voor een onderbouwde keuze.”

Op korte termijn naar een duidelijke scope

“De doelstelling was vrij helder: we wilden het RFI/RFP-proces afronden binnen maximaal drie à vier maanden, om snel zicht te krijgen op welke partijen ons konden ondersteunen en wat ze precies aanboden. We wilden snel schakelen.” Die efficiëntie vertaalde zich ook naar het interne team van Boplan, bevestigt Chris. “We wilden input verzamelen van alle operationele afdelingen – Finance, Sales, Operations – zonder dat we die mensen veel individueel studiewerk moesten geven.”

“Daarop heeft Rudi Maelbrancke, Senior Digital Delivery Manager bij Cronos aan de Leie, samengezeten met onze teams om de businessverwachtingen helder in kaart te brengen. Geen eindeloze, complexe documenten, maar twee – intense – dagen vol korte gesprekken en gerichte workshops.” Steve vult aan: “We zijn nu tot de partnerselectie gekomen. In januari 2025 hebben we met de geselecteerde partners samengezeten om een demomodel uit te werken en van daaruit te bepalen hoe we het project gaan aanpakken.”

Verplicht om breder te kijken

Je laten begeleiden bij het opstellen van een RFI of RFP maakt het proces niet alleen vlotter, het helpt je ook om objectiever naar mogelijke oplossingen te kijken, vertelt Chris.

“Rudi van Cronos aan de Leie daagde ons uit in ons denken, en verplichtte ons om breder te kijken dan we uit onszelf zouden doen.”

“In de selectie van potentiële partners zat een heel brede waaier aan specialisaties: SAP-experten, partijen die werken met Microsoft Dynamics, partners die Odoo naar voren schoven, of bedrijven met een eigen oplossing. En dat was net goed, want het was belangrijk voor ons om niet telkens hetzelfde verhaal te horen. Als je een vijftal partners spreekt met een variant op hetzelfde thema, dan denk je misschien dat je veel gezien hebt, maar eigenlijk kijk je dan te beperkt. Rudi stelde vaak bewust een alternatieve optie voor, gewoon om ons uit te dagen in ons denken. Een beetje als advocaat van de duivel – en dat verplicht je om breder te kijken dan je uit jezelf zou doen.”

Pragmatische aanpak

“Cronos aan de Leie werkt heel pragmatisch,” vertelt Steve. “Voor mij betekent dat: beweeglijk kunnen zijn, zonder vast te hangen aan een structuur met een vast aantal dagen of uren per onderwerp. We evalueerden voortdurend: ‘dit topic is nu behandeld – wat is de volgende stap?’ En als er en cours de route iets moest veranderen, kon dat gewoon. Er was geen strak framework dat ons beperkte.”

“We moesten ons niet eerst verdiepen in hoe je zo’n voortraject best aanpakt – die kennis zat bij Rudi en Cronos aan de Leie.”

Chris vult aan: “We moesten ons ook niet eerst verdiepen in hoe je zo’n voortraject het best aanpakt – die kennis zat al bij Rudi en Cronos aan de Leie. Ze maakten alles meteen toepasbaar en concreet.”

Next steps: alle bouwblokjes klaarzetten

Hoe gaat Boplan nu verder? Chris vertelt: “Vroeger was een ERP-pakket one size fits all, maar wij gaan nu waarschijnlijk naar een best-of-breed-aanpak. We hebben ook een CPQ-oplossing nodig die losstaat van het ERP- en WMS-verhaal, en we zijn bezig met een PLM-traject. Maar als we alles tegelijkertijd zouden lanceren, dan zouden de projecten ten koste van elkaar kunnen gaan. Daarom nemen we nu een adempauze van zes tot negen maanden: om alle bouwblokjes netjes op hun plaats te zetten, zodat we straks de middelen vrij hebben om er 100% voor te gaan.”

Meer focus bij team

“Een vernieuwd ERP-systeem vraagt een flinke investering in tijd en geld, dus je wilt die beslissingen niet licht nemen. Zonder deze gestructureerde aanpak waren we misschien al aan een demoronde met te veel partijen begonnen – duurder, tijdrovender, en met het risico dat gebruikers al vermoeid raken nog voor het echte werk begint. Nu zijn we net heel gefocust. Ik geloof sterk in dit proces, omdat we onze organisatie hebben kunnen meetrekken in het verhaal met een beperkte investering van beide kanten.”

Aan de slag met een RFI, RFQ of RFP?