Uitdaging

In de voorbije 40 jaar ontwikkelde TERA een eigen systeem om de bewegingen van alle olie en afgeleide producten op hun site te kunnen volgen. Dat systeem heeft zijn nut bewezen, maar TERA ging op zoek naar een vernieuwde versie. Zo kunnen ze compatibiliteitsproblemen een stap voor zijn, en zal de onboarding van nieuwe medewerkers heel wat vlotter verlopen.

Op basis van de IT-roadmap van TotalEnergies moest ongeveer 80% van het nieuwe systeem aangekocht worden bij softwareleveranciers, om vervolgens samengebracht te worden in een applicatie. Onze experten hielpen TERA om hun bestaande functionele requirements te herformuleren, herstructureren, en van begeleidende documentatie te voorzien.

Oplossing

Testdag

TERA en onze experts begonnen hun samenwerking met een testdag, waar we voor een beperkte testcase een mogelijke architectuur opleverden, compleet met documentatie en een lijst functionele en non-functionele requirements. Ons team wist niet alleen alles binnen de tijdspanne op te leveren, maar ook de verwachtingen van TERA te overtreffen. Naast een eerste kennismaking gaf de testdag ons ook een beter beeld van wat TERA precies zocht.

Project en voorbereiding

Met een geslaagde testdag achter de rug diende ons team een voorstel in dat al snel aanvaard werd. We gingen meteen aan de slag door een ontwerp op te stellen voor de architectuur en het datamodel in een uitgebreide voorbereidingsfase. Vanwege de omvang van het project besloten onze experts om ook de rest van het project in een Agile aanpak te gieten.

Onze experts rekenden op vier opeenvolgende sprints om aan het product zelf te werken, en een sprint om alle eindjes aan elkaar te knopen en de puntjes op de i te zetten. Aanvankelijk rekenden we twaalf weken om het project tot een goed einde te brengen, maar de klant daagde ons uit om de klus in negen weken te klaren, wat ons ook gelukt is.

Naast het aantal sprints baseerden we onze projectverdeling ook op de functionele delen van de uiteindelijke documentatie. Onze experts benoemden de volgende gebieden: orders, track & trace, laboratory, excises & customs, en oil stock. Omdat we die verdeling doortrokken in onze documentatie, maakten we het voor de softwareleveranciers heel wat makkelijker om hun oplossingen in het overkoepelende raamwerk te passen.

Een levend document

Eens we de voorbereidende sprint hadden afgerond, breidden onze experts het team uit met medewerkers van Sweet Mustard, Debreuck Neirynck en TPO. Samen analyseerden we de documentatie die TERA ons aanleverde. Deze analyse bleef doorheen het hele project lopen op basis van de gebieden die onze experts in kaart hadden gebracht.

We verwerkten de aangeleverde documentatie in user stories voor de sprints, en stemden dit af met de key users van TERA wanneer iets niet volledig duidelijk was. Tijdens het schrijven merkte ons team op dat sommige technische nuances in die vertaling zouden kunnen verloren gaan. We besloten om een lijst met termen en begeleidende rollen op te stellen. Zo vermeden we verwarring, zowel voor ons als voor de softwareleveranciers in het request for proposal dat TERA zou uitsturen.

Workshops

De vier uitwerkende sprints bestonden naast het analyseren van bestaande documentatie ook uit een reeks workshops. De eerste workshops draaiden vooral rond lacunes in onze kennis ontdekken en opvolgen, en de latere workshops rond het beantwoorden van de resterende vragen. In de workshops bespraken we zowel functionele requirements (zoals processen, use cases, en informatie over de data) als non-functionele requirements (zoals talen, responstijden, en het aantal transacties en gebruikers).

Op het einde van elke sprint voegden onze experts de nieuwe inzichten toe aan onze bestaande documentatie. Op die manier kon TERA het resultaat meteen reviewen. Dankzij de live comments functionaliteit van Word konden er bovendien meerdere personen tegelijk werken en reviewen in hetzelfde document. Door die iteratieve aanpak werkten alle partijen voortdurend samen aan een beter resultaat.

Resultaten

Ons team leverde bij het einde van het project een set documentatie aan TERA. Die set bevatte een lijst van alle functionele en non-functionele requirements, een to-be architectuur, een mogelijk datamodel, en een lijst met use cases en user stories voor het nieuwe systeem.

We transformeerden hun capability model van een lijst met activiteiten in een overkoepelende structuur met informatie rond gebruikers, processen, en benodigde data voor het nieuwe systeem. Op basis van onze uitvoerige documentatie kon TERA gedetailleerd polsen bij de potentiële softwareleveranciers.

Volgende stappen

De Antwerpse raffinaderij van Total Energies kreeg op basis van onze documentatie al snel goedkeuring van hun hoofdkwartier om een request for proposal uit te sturen. Op het moment van schrijven heeft TERA al verschillende antwoorden ontvangen van softwareleveranciers met voorstellen voor componenten van hun toekomstige systeem.